Employeurs : comment faire pour changer de mutuelle d'entreprise ?

1. Pour quelles raisons changer de mutuelle d'entreprise ?

Avec la généralisation de la complémentaire santé collective, 56% des entreprises du secteur privé qui ne proposaient aucune mutuelle à leurs salariés ont été contraintes, par l’entrée en vigueur de l’accord national interprofessionnel (ANI), de mettre en place un contrat collectif conforme aux conditions imposées par la loi.

Cette obligation légale a contraint certains chefs d’entreprise à souscrire leur contrat dans la précipitation, sans savoir s’il serait le plus adapté à leur société. Avec le temps, les employés ont pu émettre des souhaits précis en termes de remboursements de soins. Prix, garanties, qualité du service client, couverture des bénéficiaires…les raisons qui poussent aujourd’hui une entreprise à changer de contrat collectif sont multiples.

Pour trouver une complémentaire santé collective moins chère

Difficile d’y voir clair parmi les nombreuses offres disponibles sur le marché de l’assurance santé. Pourtant, comme pour les particuliers, des tarifs compétitifs sont proposés aux entreprises. Passer par un comparateur vous permettra de confronter votre contrat actuel aux offres du marché et potentiellement trouver une complémentaire collective moins chère, synonyme d'économies tant pour vous que pour vos salariés.

En effet, sauf dispositions plus favorables, vous êtes tenu de payer au moins 50% de la cotisation de vos salariés. Le tarif mensuel moyen d’une mutuelle entreprise s’élevant à 62€ (total des cotisations employeur et salarié), il est donc à l’avantage des deux parties de trouver le rapport cotisation/remboursement le plus attractif.

Pour adapter les garanties aux besoins réels des salariés

Au fil des mois d’utilisation, vous avez pu évaluer, comme vos salariés, l’efficacité des garanties et des niveaux de remboursement offerts par le contrat collectif. Son utilisation a pu mettre en évidence des besoins précis et répétés (meilleurs remboursements dentaires, prise en charge de séances de médecines douces ou de la chambre particulière…), autant de spécificités que vous pourrez prendre en considération pour choisir une nouvelle couverture santé davantage en adéquation avec les besoins des employés. Un avantage de taille qui peut être valorisé pour fidéliser ou recruter de nouveaux talents.

Pour couvrir d'autres bénéficiaires

Bien que la loi ne vous y oblige pas, votre entreprise peut choisir de proposer un contrat plus global qui couvrirait en plus du salarié, ses ayants droit (conjoint, enfants).

Dans le cas où vous rendez obligatoire l’adhésion des ayants droit, vous êtes tenu de financer à hauteur de 50% minimum la couverture santé familiale, comme vous le faites pour le salarié. 

Si l’adhésion des ayants droit est facultative ou optionnelle, le salarié choisit les bénéficiaires qu’il souhaite couvrir. De votre côté, vous n’êtes plus contraint de financer 50% de la cotisation ; vous le ferez uniquement sur la part couvrant le salarié.

À savoir : Si l’entreprise prévoit une adhésion obligatoire des ayants droit, le conjoint ainsi couvert peut de son côté renoncer à la mutuelle de son entreprise.

Pour choisir librement son assureur

L’obligation pour l’employeur de proposer une mutuelle d’entreprise s’est aussi accompagnée de la fin des clauses de désignation. Avant la mise en place de l’ANI au 1er janvier 2016, certaines branches d’activité imposaient un organisme  précis pour l’ensemble des salariés d’un secteur concerné (agriculture, BTP, hôtellerie...). Les niveaux de remboursement tendent d’ailleurs à être plus bas lorsque la compagnie est recommandée par la branche. La fin de ces clauses est donc une bonne occasion de s’affranchir des conseils de la profession.

Pour bénéficier d'une meilleure qualité de service

Il arrive parfois que les garanties du contrat correspondent parfaitement aux besoins des salariés mais que les modalités de remboursement (délais de remboursement, impossibilité de mettre en place le tiers payant chez certains professionnels, etc.) ne répondent pas à leurs attentes. Dans ce cas, trouver une nouvelle mutuelle reconnue pour la qualité de son service client et le suivi des remboursements santé devient une priorité.

L’aspect qualitatif, à première vue secondaire, peut finir par embarrasser vos salariés s’ils peinent à se faire rembourser ou entrer en contact avec un conseiller. Ils n’hésiteront pas à vous solliciter directement pour obtenir des éléments de réponse ou vous partager leurs déconvenues

Quel que soit le motif invoqué pour changer de mutuelle collective - du simple ajout de bénéficiaires à la révision complète des garanties - la moindre modification du contrat initial nécessite de respecter une procédure stricte bien qu’assouplie par la résiliation infra-annuelle.

2. En quoi la résiliation infra-annuelle a-t-elle simplifié le changement de mutuelle d'entreprise ?

Effective depuis le 1er décembre 2020, la résiliation infra-annuelle (RIA) s’applique désormais aux mutuelles individuelles et collectives. Elle vise à simplifier le changement de contrat pour permettre aux entreprises de faire jouer la concurrence afin de trouver la meilleure offre. La résiliation infra-annuelle repose sur plusieurs principes.

Une résiliation possible après un an d'engagement

La RIA permet aux entreprises de mettre un terme à leur contrat de santé à tout moment et sans pénalité, après un an révolu d’adhésion. Cette simplification majeure vous offre la possibilité de vous tourner sans aucune justification vers la concurrence après le premier anniversaire du contrat. En tant qu’employeur, vous restez le seul décisionnaire à pouvoir engager cette résiliation pour laquelle un préavis d’un mois s’applique.

Des démarches simplifiées

Avec la RIA les conditions de résiliation sont désormais assouplies : l’e-mail ou le courrier peuvent se substituer à la conventionnelle lettre recommandée.

La résiliation infra-annuelle s’applique uniquement aux contrats de santé même si les prestations sont élargies à d’autres risques, à condition qu’ils soient directement liés à la santé (invalidité, incapacité, prime de naissance…). La procédure de résiliation concernant les contrats de prévoyance reste inchangée.

Un nouvel assureur sur qui s'appuyer

À l’issue d’une année d’engagement, l’entreprise pourra se tourner vers un autre assureur sans avoir à motiver sa décision. Dans ce cas, les démarches de résiliation pourront être effectuées par le nouvel organisme qui veillera à la continuité des garanties. 

Vous pouvez aussi faire le choix de revoir les garanties de votre contrat actuel en modifiant à la hausse ou à la baisse les taux de remboursement, toujours dans la limite des garanties minimales imposées par la loi. Pour ce faire, il est essentiel de se reporter aux conditions générales mentionnées dans le contrat initial.

La résiliation infra-annuelle simplifie les modalités de changement de mutuelle collective. Pour autant, vous êtes toujours tenu de satisfaire les procédures encadrant la mise en place d’un nouveau contrat ou la dénonciation du contrat initial, au regard des employés et de l’URSSAF.

3.Quelles sont les obligations à respecter ?

Bien que simplifié grâce à la RIA, le changement de mutuelle d’entreprise s’accompagne toujours d’obligations vis-à-vis de vos salariés et de l’administration. Omettre de respecter l’une d’elles peut conduire à des pénalités financières lourdes pour votre entreprise. Il est donc essentiel de respecter les règles et autres formalismes de rigueur.

Satisfaire les obligations légales liées au choix d'une mutuelle d'entreprise

Le nouveau contrat, comme l’ancien, doit se conformer aux obligations légales et à la convention collective. Ainsi, les garanties doivent répondre au panier de soins minimum imposé par la loi. De même l’entreprise continue de financer à hauteur de 50% minimum la cotisation de chacun de ses salariés. Enfin, le contrat reste obligatoire pour l’ensemble des employés en dehors des cas de dispense autorisée pour renoncer à la mutuelle entreprise.

Pour bénéficier d’un cadre fiscal et social plus avantageux, vous pourrez également faire le choix d’un contrat responsable qui favorise le respect du parcours de soins et encadre les remboursements santé. 

Respecter la procédure de mise en place de la mutuelle obligatoire

La complémentaire santé collective initiale est mise en place par le biais d’un accord d’entreprise, d’un référendum ou d’une décision unilatérale de l’employeur (DUE). Changer tout ou partie de la mutuelle d’entreprise implique de repasser par l’une de ces voies pour ratifier le nouveau contrat.

• L'accord d'entreprise
  L’accord d’entreprise résulte d’une négociation entre les salariés ou leurs représentants syndicaux et l’employeur. Il peut être conclu à durée déterminée auquel cas il ne sera pas possible de le dénoncer avant son terme. Lorsque rien n’est indiqué, la loi Travail fixe alors sa durée à cinq ans.
  La dénonciation de l’accord d’entreprise à durée indéterminée peut se faire à votre initiative sans justification mais suivant une procédure stricte. Le changement d’un contrat de santé collectif mis en place par un accord d’entreprise sera possible en passant par une nouvelle négociation ou un référendum.
  
  La mise en place d’une complémentaire santé collective via un accord de branche n’est plus possible depuis la fin des clauses de désignation entrée en vigueur avec l’ANI, le 1er janvier 2016.
  
• Le référendum
  La mise en place de la complémentaire santé collective initiale peut résulter d’un référendum à l’issue duquel la majorité des salariés a approuvé les modalités (niveau de garanties, montant de la cotisation, bénéficiaires) de la couverture de soins dictée par l’entreprise. 
  L’acte référendaire est un accord d’entreprise au cours duquel l’ensemble des salariés a été sondé et pas uniquement leurs représentants. Vous  pourrez en demander la révision à condition de veiller au respect de règles strictes.
  Si la mutuelle initiale a été approuvée par un référendum, vous n’aurez d’autre choix que d’organiser un nouveau référendum pour changer de contrat collectif.
  
• La décision unilatérale de l'employeur - DUE
  Ici le dirigeant décide seul du niveau de garantie et des montants de cotisations (toujours dans le respect des obligations légales). Sa décision doit être détaillée par écrit et diffusée à l’ensemble des salariés, par courrier recommandé avec accusé de réception, liste d’émargement ou tout autre moyen confirmant la bonne diffusion de l’information.
  En cas de changement ou d’évolution du contrat, vous devrez dénoncer la DUE relative au contrat initialement souscrit et la communiquer à l’ensemble des salariés comme lors de sa mise en place.
  Le nouveau contrat pourra lui être mis en place par un accord collectif, un référendum ou une nouvelle DUE.

	Nouveau contrat par accord d'entreprise	Nouveau contrat par référendum	Nouveau contrat par DUE
Contrat initial mis en place par accord d'entreprise
Contrat initial mis en place par référendum
Contrat initial mis en place par DUE

Si le délai prévu par la loi pour changer de mutuelle d’entreprise est fixé à un mois, dans les faits, celui-ci dépassera souvent deux à trois mois au vu de toutes les formalités administratives à accomplir. N’hésitez pas à vous faire accompagner par votre nouvel assureur pour éviter tout risque d’erreur dans ces démarches qui subsistent.

4. Changement de mutuelle d’entreprise : quelles conséquences pour les salariés ?

En dénonçant le contrat de mutuelle d’entreprise, vous résiliez de facto l’ensemble des contrats de vos salariés, voire des ayants droit s’ils étaient couverts.

Le salarié qui aurait souscrit un renfort de garanties à titre individuel doit se tourner vers son assureur afin de l’informer du changement de mutuelle obligatoire. Le nouveau contrat souscrit par l’entreprise peut s’avérer plus ou moins avantageux que le précédent et donc impacter le besoin en garanties supplémentaires. L’assureur proposera un nouveau contrat au titre de la surcomplémentaire que le salarié sera libre d’accepter ou de résilier avant son échéance en invoquant le motif de “changement de situation professionnelle”.

Le changement de contrat de mutuelle d’entreprise n’a aucun impact sur les cas de dispenses qui existaient à la mise en place du contrat initial. Ainsi, les salariés concernés par l’une des situations suivantes peuvent refuser la complémentaire santé proposée par l’entreprise :

• les bénéficiaires de la CSS (Complémentaire santé solidaire) jusqu’à la fin de leurs droits
• les salariés présents dans l’entreprise avant la mise en place du contrat initial, uniquement si le contrat résulte d’une décision unilatérale de l’employeur et qu’il n’est pas financé à 100% par l’entreprise
• les salariés bénéficiant d’une mutuelle individuelle, jusqu’à l’échéance annuelle de leur contrat
• les salariés déjà couverts par un contrat collectif et obligatoire (par leur conjoint ou un autre employeur)
• les salariés rattachés au régime d’Alsace Moselle

Employeurs, vous souhaitez changer de mutuelle pour votre entreprise ?
Que vous cherchiez des garanties plus élevées ou un prix plus faible, vous avez tout intérêt à comparer les offres du marché afin de trouver la mutuelle d’entreprise qui proposera le meilleur rapport cotisation/remboursement pour vos salariés. En fonction de la configuration de votre établissement (nombre de salariés, nombre de cadres, âge moyen des effectifs, etc.) notre partenaire vous proposera les contrats les plus adaptés, classés par prix.