DUE : quelles obligations en cas de changement de mutuelle d'entreprise ?

Rappel : la mutuelle est obligatoire pour toutes les entreprises

La couverture complémentaire santé a été généralisée à tous les salariés, au 1er janvier 2016. La loi ANI (accord national interprofessionnel), adoptée le 14 mai 2013, impose à toutes les entreprises de proposer à leurs employés une mutuelle collective. Elle doit respecter les règles énoncées dans le texte, à savoir :

Un financement par l'entreprise d'au moins la moitié du montant des cotisations
Le respect du niveau minimal de garanties exigé par la loi
La conformité aux critères fixés par le décret n°2014-1374 du 19 novembre 2014, qui définit le contrat responsable.

Le choix de la mutuelle peut résulter de trois voies :

le référendum,
la négociation avec les représentants du personnel
et la décision unilatérale de l'employeur (DUE).

Or, malgré toutes les précautions préalables, il est possible que le contrat sélectionné ne satisfasse pas les employés et leur(s) dirigeant(s) : il est heureusement autorisé d'en changer.

Les obligations à satisfaire pour changer de contrat d'assurance santé collective

Au moment de la mise en place de la mutuelle d'entreprise obligatoire, les chefs d'entreprise avaient peut-être d'autres priorités que de comparer les différents modèles de garanties santé proposés par les compagnies. Il est probable que certains d'entre eux ont opté pour une mutuelle sans optimiser le rapport qualité/prix. Dans ce cas, il est peut-être venu le moment d'en changer. Mais attention : cela nécessite de satisfaire quelques obligations :

Respecter les conditions de résiliation et le préavis indiqués dans l'ancien contrat
Souscrire une assurance se conformant aux règles énoncées par la loi ANI et à la convention collective (si elle existe dans la branche concernée)
Suivre la procédure liée au mode de mise en place initial de la complémentaire collective (référendum, négociation ou DUE)
Informer les représentants du personnel (comité d'entreprise, délégués du personnel ou délégués syndicaux), s'ils existent.

Dans le cas d'une décision unilatérale de la part de l'employeur, la DUE doit comporter les conditions de renouvellement, révision ou résiliation du contrat. L'entreprise qui opte pour un changement de mutuelle ou de garanties, sans passer par la négociation ou le référendum, devra dénoncer l'ancienne DUE auprès de chaque salarié (par courrier recommandé ou constitution de liste d'émargement), avec un délai de préavis de trois mois, informer leurs représentants et rédiger un nouveau document.

Mutuelle d'entreprise obligatoire : quelles sanctions en cas de manquement ?

ATTENTION : les salariés doivent être informés par écrit

On aborde là un point très sensible. Toutes les modifications liées à la mutuelle collective doivent être signalées par le biais d'un écrit individuel à tous les employés. En cas d'oubli, l'entreprise s'expose à une sanction de la part de l'URSSAF, ce que les tribunaux ont récemment rappelé.

La cour d'appel et la Cour de cassation ont donné raison à l'URSSAF, lors d'un procès qui l'opposait à une entreprise qui s'était contentée de prévenir ses salariés par le biais d'un affichage collectif. L'employeur, qui avait choisi un contrat permettant à chacun de payer des mensualités moins élevées pour le même niveau de garanties, a subi un contrôle et été sanctionné d'un redressement de 45 000 euros, ce qui correspond aux exonérations de charges sociales qui avaient été accordées sur la part patronale des cotisations. "La modification de la répartition du financement entre l'employeur et le salarié du régime complémentaire des frais de santé n'ayant pas été portée à la connaissance de chacun des salariés par écrit, comme le prévoit l'article L. 911-1 du code de la sécurité sociale, la société ne pouvait pas déduire sa contribution au financement du régime de l'assiette des cotisations", ont indiqué les hauts magistrats.

La DUE n'est donc pas seulement obligatoire lors de la souscription d'un contrat d'assurance santé collective, mais aussi lors de toute modification résultant d'une décision unilatérale de l'employeur.

Pour mémoire, l'entreprise peut communiquer la DUE par trois biais au choix :

La constitution d'une liste d'émargement
La signature d'une décharge individuelle
L'envoi par courrier recommandé avec accusé de réception.

Les justificatifs peuvent être demandés par l'URSSAF.

Nouveau : la résiliation infra-annuel et la DUE, ce qu'il faut savoir

Depuis le 1er décembre 2020, les particuliers comme les entreprises peuvent changer de mutuelle à tout moment après la première année du contrat. Le délai de préavis est alors d'un mois et les démarches de résiliation sont réalisées par le nouvel assureur dont le contrat prendra automatiquement le relai. Pour autant, changer de mutuelle collective impose de dénoncer l'ancienne DUE et d'en rédiger une nouvelle, cela ne pouvant se faire en un mois, les compagnies d'assurance et les mutuelles tablent davantage sur un délai de 3 mois en moyenne pour pouvoir changer de mutuelle d'entreprise via la résiliation infra-annuelle.

Quelles mentions doit comporter la DUE ?

La DUE (décision unilatérale de l'employeur) est le document qui notifie au salarié la mise en place ou la modification d'une prestation, en l'occurrence d'une mutuelle collective, dans le cas qui nous intéresse. Elle en détaille les conditions de souscription et doit inclure plusieurs mentions obligatoires. La DUE n'est pas liée à des négociations avec les représentants du personnel ou à un référendum. Sa rédaction est très réglementée et elle doit être portée à la connaissance de chaque salarié. Voici les mentions qu'elle doit comporter :

Les bénéficiaires des prestations

Il s'agit d'une partie ou de l'ensemble des salariés. Les garanties souscrites peuvent être différentes, selon leur catégorie, à condition que la sélection des effectifs concernés se base sur des critères objectifs (statut ou nature des risques liés à leur activité), définis par l’article R242-1-1 du Code de la sécurité sociale. Chaque catégorie requiert la rédaction d'une DUE spécifique.

Les cas de dispense

Les possibilités de dispense d'adhésion des salariés sont strictement définies par le législateur et doivent apparaître dans la DUE. C'est notamment le cas des CDD de moins de trois mois ou des temps partiels inférieurs ou égaux à 15 heures par semaine. Les salariés qui le souhaitent doivent faire leur demande par écrit, en fournissant les pièces justificatives. Les employés déjà présents dans l'entreprise lors du choix de la mutuelle obligatoire peuvent être dispensés d'adhésion, s'il s'agit d'une décision unilatérale de l'employeur et si ce dernier ne prend pas en charge l'intégralité des cotisations.

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La situation des ayants droit

Le document doit préciser si la couverture concerne le conjoint, le concubin, le partenaire lié par un PACS, ou encore des enfants de ses salariés. La plupart des employeurs octroient à leurs salariés la possibilité d’étendre les garanties à toute la famille. Les entreprises ne sont néanmoins pas obligées de participer au financement des cotisations.

Les niveaux de garanties et taux de remboursement

Le document doit également préciser l'assurance santé souscrite et les niveaux de remboursement de la couverture santé. Il doit donc contenir le détail des risques couverts par le contrat et les conditions d'application des garanties. Il s'agit notamment de prévenir d'un éventuel délai de carence. Nous vous conseillons de ne pas intégrer le tableau de garanties, mais plutôt d'y faire référence de façon à ne pas devoir faire une mise à jour régulière.

Le montant des cotisations payées par le salarié et l'employeur

La DUE doit clairement préciser le taux de prise en charge de l'échéance mensuelle du contrat par l'entreprise (qui doit être au moins égal à 50 % de la cotisation due à la mutuelle), et celle qui incombe au salarié. Elle doit également expliquer les conditions d'augmentation des tarifs. Les montants sont exprimés en pourcentage du PMSS (Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale), lequel évolue tous les ans avec l'inflation. A titre d'exemple, le PMSS était de 3 311 euros en 2018 et a été rehaussé à 3 377 euros, en 2019.

La date d'effet des contrats et la durée de validité

Le document doit indiquer la date à laquelle la mise en place ou la modification du contrat prendra effet, ainsi que sa durée de validité.

Les possibilités de révision ou de dénonciation du contrat

L'employeur doit rappeler les modalités de révision, de renouvellement (souvent par tacite reconduction) ou de résiliation de l'assurance santé.

Les conditions de portabilité de la mutuelle

Il est enfin conseillé de relayer les conditions de portabilité de l'assurance santé. Elles seront très utiles aux salariés licenciés (hormis pour faute lourde), qui ont pris leur retraite ou qui ont signé une rupture conventionnelle. A noter que la portabilité prend effet pendant la durée d'indemnisation par le Pôle Emploi, sur justificatifs, dans une limite de douze mois. Son financement est assuré par l'employeur, sans qu'il puisse demander une participation à son ancien salarié. Les retraités, qui peuvent demander la portabilité du contrat dans les six mois qui suivent leur départ, payent quant à eux l'intégralité des cotisations.

Le conseil Dispofi

Nous vous recommandons de solliciter l'aide d'un professionnel afin de limiter les risques d'erreur. Le plus prudent est de se faire accompagner par un expert-comptable, un juriste ou un avocat spécialisé dans le droit du travail. Il est possible de trouver des modèles de DUE sur internet, mais il est nécessaire de bien en vérifier le contenu.

Notre expert en assurance collective peut vous épauler pour sélectionner la mutuelle la plus adaptée aux besoins de votre entreprise. Contactez-nous via notre formulaire en ligne ou par téléphone au 05 79 99 00 03 (prix d'un appel local).

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