La DUE : une déclaration obligatoire et à risques pour l’employeur

FAQ sur la mutuelle d'entreprise

DUE : quelles obligations en cas de changement de mutuelle d'entreprise ?

A quoi sert la DUE ?

La DUE (décision unilatérale de l’employeur) est un document écrit qui formalise la mise en place d’une mutuelle collective obligatoire au sein de d'une structure (entreprise, association…).

Par cet acte juridique, l’employeur se met en conformité avec son obligation légale d’instaurer, au sein de son entreprise, une mutuelle collective répondant aux critères définis par la loi sur la sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 (appelée loi ANI), à savoir :

1. un contrat responsable, conforme au cahier des charges redéfini en 2015 pour pouvoir bénéficier d’un taux réduit de 7% au lieu de 14% sur la TCA (taxe sur les conventions d’assurance),
2. un contrat qui par ailleurs doit répondre aux niveaux minimaux de remboursement fixés par la loi dans le cadre de la généralisation de la complémentaire santé,
3. une prise en charge des cotisations d’au moins 50% par l’employeur.

Quels éléments doit-elle contenir ?

L’élaboration de la DUE n’est pas un acte anodin : il engage la responsabilité de l'entreprise, alors même qu'il  n'existe pas de formulaire officiel permettant à celle-ci de remplir sa DUE sans risques. Il est donc indispensable de veiller à ce que ce document réunisse bien toutes les informations liées aux critères suivants :

Les niveaux de garanties et taux de remboursement

La DUE devra contenir toutes les indications quant au détail de la couverture santé souscrite : nom du contrat responsable choisi, taux et plafonds de remboursement par poste de dépenses, ainsi que toutes les conditions et restrictions au déclenchement des garanties (délais de carence notamment).

Notre conseil : faites référence au tableau des garanties fourni par la mutuelle ou l’organisme de complémentaire santé choisi, plutôt que d’intégrer le détail des garanties dans la DUE.

En effet, les garanties évoluent fréquemment, parfois même chaque année. Ainsi, en cas de mise à jour par l’organisme assureur de ses conditions de remboursement et des niveaux de prise en charge, vous ne serez pas contraint de refaire intégralement votre DUE.

Les bénéficiaires du contrat

• Les catégories de salariés

La DUE doit indiquer quels sont les salariés couverts par le contrat de complémentaire santé envisagé. En effet, l’employeur peut décider de souscrire des garanties différentes entre différentes catégories parmi ses employés, à condition que cette distinction soit fondée sur des critères objectifs : par exemple leur statut (cadre ou agent de maîtrise) ou la nature des risques auxquels ils sont exposés dans leur activité.

Les « catégories objectives » possibles sont définies par l’article R242-1-1 du Code de la sécurité sociale de façon limitative. Ce qui exclut donc toute distinction fondée sur des critères d’ordre ethnique, religieux ou sexuel.

Si l’employeur choisit de faire une distinction parmi des catégories de salariés, alors il devra rédiger une DUE distincte pour chaque catégorie.

• Les ayants droit des salariés

L’adhésion du conjoint ou des enfants des salariés n’est jamais automatique, et l’employeur peut la refuser. Toutefois, dans la grande majorité des cas, l’affiliation des ayants droit est admise, à titre obligatoire ou le plus souvent à titre facultatif.

Dans tous les cas, l’employeur n’est pas contraint de participer à la part des cotisations supplémentaires liées à l’adhésion des ayants droit.

Les droits sont-ils maintenus en cas de suspension du contrat de travail ?

Un salarié dont le contrat de travail est suspendu (arrêt maladie, accident de travail, congé maternité ou parental…) conserve ses droits à la mutuelle d’entreprise, à condition que son salaire soit maintenu, ou qu’il bénéficie d’indemnités journalières versées par la Sécurité sociale.
Ces conditions sont d’ordre légal, elles n’ont donc pas à figurer dans la DUE.

Les motifs de dispense d’adhésion

Avant le 1er janvier 2016, les salariés ne pouvaient invoquer un motif de dispense d’adhésion à la mutuelle de leur entreprise que si ce motif avait été explicitement prévu dans la DUE.

Mais depuis le 1er janvier 2016 et l’entrée en vigueur du caractère obligatoire de la mutuelle collective, les cas de dispense d’adhésion sont strictement définis par le législateur.  Ainsi les salariés en CDD de moins de 3 mois ou à temps partiel jusqu'à 15h par semaine peuvent être dispensés d'adhérer à la mutuelle d'entreprise s'ils le souhaitent.

Les salariés qui veulent se prévaloir d’un de ces motifs doivent en faire la demande par écrità leur employeur, en fournissant chaque année les pièces justificatives du motif de dispense.

Par ailleurs, les salariés déjà présents dans l’entreprise avant l’instauration de la mutuelle obligatoire peuvent être dispensés d’adhésion à la double condition :

• que la mutuelle ait justement été instaurée par décision unilatérale de l’employeur,
• que les cotisations reposent sur une participation financière même minime des salariés. La dispense ne sera donc pas possible si l’employeur prend en charge l’intégralité des cotisations.

Le montant des cotisations

La DUE doit indiquer le montant des cotisations mensuelles, ainsi que les conditions d’augmentations tarifaires.  Ce montant n'est pas exprimé en valeur mais en pourcentage du PMSS (plafond mensuel de la sécurité sociale) et évolue chaque année. Pour information, le PMSS était de 3428 € en 2020 et sera du même montant en 2021.

Ainsi, par exemple, si la DUE indique que le montant de cotisations est de 1,39% du PMSS, cela signifie que la cotisation était de 47,65 € en 2020 (3428 x 1,39%) et restera du même montant en 2021.

La participation de l'employeur

Une fois le montant des cotisations fixé, la DUE doit définir clairement le taux de prise en charge par l’employeur.

La loi lui impose de participer au moins à hauteur de 50 % du montant de la cotisation à la mutuelle d'entreprise. Dans les faits, les entreprises dépassent souvent ce minimum légal puisque leur prise en charge s'établit en moyenne à 58 %, selon un récent sondage.

La date de prise d’effet du contrat

La DUE précise obligatoirement à quelle date le contrat de complémentaire santé souscrit par l’entreprise entrera en vigueur. Elle doit également préciser les éventuels délais de carence pour la mise en œuvre des garanties souscrites.

Les modalités de révision ou de résiliation du contrat

 La DUE doit enfin indiquer les conditions dans lesquelles le contrat de complémentaire santé souscrit pourra être révisé ou renouvelé (généralement annuellement par tacite reconduction).

De la même façon, les modalités de résiliation du contrat de mutuelle santé souscrit par l’entreprise doivent figurer dans la DUE.

S’il envisage de changer de mutuelle, ou de garantie auprès du même assureur, l’employeur devra remplir une nouvelle DUE.

Mais il doit préalablement dénoncer l’ancienne DUE, en respectant un certain formalisme :

- respecter un délai de préavis de 3 mois,
- informer les représentants du personnel (CE, délégués du personnel ou délégués syndicaux),
- informer individuellement chaque salarié, par courrier recommandé ou constitution d’une liste d’émargement.

La portabilité de la mutuelle d’entreprise

Bien que ce ne soit pas obligatoire, il est conseillé de faire apparaître les informations relatives à la portabilité de la mutuelle d’entreprise, pour les salariés licenciés (hors faute lourde) ou concluant une rupture conventionnelle et pour ceux partant à la retraite.

Pour les salariés concernés, la mutuelle est gratuite pendant la durée de la portabilité (équivalente à la durée de leur indemnisation par Pôle Emploi, et dans la limite de 12 mois). Le financement du maintien des garanties est assuré par la compagnie d'assurance et non plus par l'entreprise.

Les salariés bénéficiant de la portabilité sont tenus d’adresser chaque mois à leur mutuelle les justificatifs de leurs droits à l’assurance chômage (avis de situation).

Pour les salariés partant à la retraite, il est possible de demander la portabilité de la mutuelle collective sous forme de contrat individuel, dans les 6 mois qui suivent la sortie de l'entreprise. Contrairement aux salariés licenciés, la cotisation sera intégralement payée par le retraité.

Obligation d’informer les salariés : pensez-y !

Dans le cadre de la mise en place d'une mutuelle collective obligatoire au sein d'une entreprise, il faut impérativement en informer les salariés par écrit.  Si l'entreprise a eu recours à une DUE pour ce faire, elle en communiquera une copie à ses salariés.

L'entreprise dispose de 3 moyens pour prévenir ses salariés du changement :

• Constitution d’une liste d’émargement
• Signature d’une décharge individuelle
• Envoi par courrier recommandé avec accusé de réception (option à privilégier pour informer les salariés absents pour cause de congés payés, arrêt maladie, congé maternité ou parental, déplacement…).

Dans tous les cas, l’employeur devra conserver toutes les preuves de remise de la DUE à ses salariés, qui seront à produire dans le cadre d’un contrôle Urssaf.

Les représentants du personnel doivent être consultés

S’il existe un comité d’entreprise ou des délégués du personnel (ou délégués syndicaux) au sein de la structure, l’employeur doit leur soumettre son projet de DUE.

Toutefois, l’avis de ces instances est seulement consultatif ; si leur avis est défavorable, l’employeur ne sera juridiquement pas contraint de modifier son projet de DUE.

Que risque l’employeur en cas de DUE mal rédigée ?

Employeurs, attention : le choix d’un contrat de mutuelle santé non responsable, ou une DUE mal rédigée peuvent entraîner, en cas de contrôle, un redressement de la part de l’Urssaf.

Ce redressement consistera en l’annulation des exonérations de charges sociales accordées sur la part patronale des cotisations à la mutuelle d’entreprise, et la réintégration de ces sommes dans le bénéfice imposable de l’entreprise.

Selon le nombre de salariés présents dans l’entreprise, ce redressement peut donc vite représenter un montant très important !

Faites-vous accompagner pour réduire les risques

Si vous êtes employeur, et que vous envisagez d’instaurer la mutuelle collective par DUE, vous pourrez trouver des modèles sur Internet.

Mais pour éviter tout risque d’erreur, et donc de sanctions pour votre entreprise, nous vous conseillons vivement de vous faire accompagner par un avocat spécialiste du Droit social, ou par votre expert-comptable.

Employeurs, besoin d'aide pour choisir la mutuelle de votre entreprise ? Contactez notre expert en assurance collective en écrivant à contact-mutuelle@disposur.fr ou par téléphone au 05 79 99 00 03 (prix appel local).